Platformă de arhivare electronică pentru instituții publice
Platforma de arhivare electronică este concepută pentru instituțiile publice și întreprinderile din România care trebuie să digitalizeze, să organizeze, să aprobe, să semneze și să arhiveze permanent documente, în deplină conformitate cu legislația românească (Legea 135/2007, Legea 201/2024, Legea 214/2024) și reglementările europene (eIDAS, GDPR).
Gândiți-vă la această platformă ca la o cameră de arhivă digitală — care înlocuiește dulapurile fizice cu dosare, ștampilele pe hârtie și semnăturile manuale cu un sistem digital securizat, căutabil și alimentat de inteligență artificială.
Cui se adresează: ministere, primării, agenții guvernamentale, întreprinderi de stat și orice organizație care trebuie să se conformeze legilor românești privind arhivarea electronică. Platforma suportă mai multe instituții într-o singură instalare, fiecare cu datele complet izolate și securizate.
Funcționalități principale
Digitalizare și OCR cu inteligență artificială
Documentele scanate (PDF, TIFF, JPEG, PNG) sunt încărcate prin interfața drag-and-drop și procesate automat de un model de inteligență artificială care extrage text, tabele, câmpuri de formular și metadate. Sistemul citește documente în limba română și engleză cu acuratețe ridicată. Fiecare cuvânt extras primește un scor de încredere, iar cuvintele cu încredere scăzută sunt marcate pentru revizuire umană într-un editor dedicat, cu vizualizare cot-la-cot a imaginii originale și a textului extras.
În cazul în care modelul principal de inteligență artificială nu este disponibil, platforma trece automat la un motor OCR de rezervă, asigurând procesarea continuă a documentelor.
Semnături electronice cu valoare juridică
Platforma suportă semnături electronice conform regulamentului european eIDAS, integrate cu furnizorii români certificați certSIGN și Trans Sped (EasySIGN):
- Semnătură calificată — echivalentă cu semnătura olografă, cu valoare juridică maximă;
- Semnătură avansată — legată unic de semnatar, cu certificat digital;
- Semnătură simplă — pentru documente interne;
- Sigiliu de organizație — pentru integritatea documentului la nivel instituțional;
- Marcă temporală — dovedește existența documentului la un moment specific în timp.
Sistemul permite semnarea în lot a mai multor documente simultan, fluxuri de semnare cu mai mulți semnatari (secvențial, paralel sau mixt) și validarea completă a semnăturilor.
Căutare full-text instantanee
Motorul de căutare indexează conținutul textual al tuturor documentelor arhivate, oferind rezultate în milisecunde chiar și în colecții de milioane de documente. Căutarea suportă filtre avansate (status, categorie, interval de date), fragmente evidențiate, navigare pe fațete și căutări salvate cu notificări automate pentru documente noi. Pe lângă căutarea text, platforma oferă și căutare semantică bazată pe inteligență artificială, care înțelege semnificația interogării, nu doar cuvintele cheie.
Fluxuri de aprobare configurabile
Documentele trec prin fluxuri de aprobare personalizabile cu mai mulți pași. Fluxul implicit cuprinde șase etape: Încărcare → Validare OCR → Clasificare → Aprobare → Semnare → Arhivare. Fiecare pas are un rol desemnat, acțiuni permise (aprobare, respingere, omitere) și un jurnal de audit complet. Administratorii pot crea fluxuri personalizate cu pași, roluri și secvențe adaptate proceselor propriei organizații.
Clasificare arhivistică conform standardelor românești
Platforma folosește un sistem ierarhic de clasificare (nomenclator) conform standardelor Arhivelor Naționale ale României. Categoriile pot fi imbricate într-o structură arborescentă, fiecare cu termene de păstrare definite — de la 5 ani pentru corespondență, la 75 de ani pentru documente de resurse umane. Sistemul aplică automat politicile de retenție prin sarcini de fundal săptămânale.
Beneficii
- Elimină arhiva fizică pe hârtie și reduce spațiul de depozitare necesar;
- Extragere automată de text din documente scanate, cu posibilitatea de revizuire și corectare umană;
- Semnături electronice cu valoare juridică, integrate cu furnizori certificați români;
- Căutare instantanee în conținutul a milioane de documente;
- Jurnal de audit imuabil care înregistrează fiecare acțiune efectuată în sistem;
- Conformitate deplină cu Legea 135/2007, Legea 201/2024, eIDAS și GDPR;
- Arhitectură multi-tenant — mai multe instituții în aceeași instalare, cu date complet izolate;
- Rapoarte și inventare arhivistice conforme cu standardele Arhivelor Naționale;
- Backup automat zilnic cu verificare de integritate;
- Interfață disponibilă în limba română și engleză, cu mod întunecat.
Securitate și conformitate
Platforma implementează autentificare securizată cu hashing bcrypt, sesiuni JWT, autentificare multi-factor (MFA/TOTP) și integrare LDAP/Active Directory. Protecția include limitare de rată, protecție brute-force, HTTPS obligatoriu și headere de securitate CSP. Fiecare document primește o amprentă digitală SHA-256 pentru verificarea integrității, cu verificări automate zilnice.
Din perspectiva GDPR, platforma oferă: export de date personale (dreptul la portabilitate), anonimizare date (dreptul la ștergere), gestionarea consimțământului și jurnal complet de audit exportabil pentru revizuiri de conformitate.
Doriți o demonstrație sau o ofertă personalizată?