Ce a schimbat Legea 201/2024 și Legea 214/2024 în arhivarea electronică
Anul 2024 a adus modificări legislative semnificative în domeniul arhivării electronice în România. Legea nr. 201/2024 și Legea nr. 214/2024 au actualizat cadrul normativ aplicabil documentelor electronice și arhivelor digitale, aliniind legislația națională la cerințele regulamentului european eIDAS și la evoluțiile practice din administrația publică și mediul de afaceri.
Principalele direcții ale noilor reglementări vizează validarea juridică a arhivelor electronice ca echivalent al arhivelor pe suport de hârtie, cerințele tehnice pentru sistemele de arhivare (inclusiv cerințe de securitate, integritate și disponibilitate pe termen lung) și obligațiile specifice ale instituțiilor publice în privința digitalizării documentelor și conservării lor.
Cine are obligația de a implementa arhivare electronică
Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, actualizată prin reglementările recente, stabilește că instituțiile publice — primării, consilii județene, spitale, instituții de învățământ, autorități deconcentrate — trebuie să asigure arhivarea electronică a documentelor produse sau primite în exercitarea atribuțiilor.
Aceasta nu înseamnă doar scanarea documentelor pe hârtie. O arhivă electronică conformă presupune un sistem care garantează autenticitatea documentelor (prin semnătură electronică sau marcă temporală), integritatea pe durata conservării (documentele nu pot fi modificate fără a lăsa urme), confidențialitatea (acces controlat) și disponibilitatea pe termen lung (minim 10 ani pentru cea mai mare parte a documentelor administrative, 30-50 de ani pentru cele cu valoare permanentă).
Diferența dintre scanare și arhivare electronică conformă
O greșeală frecventă este confundarea scanării documentelor cu arhivarea electronică în sens legal. Scanarea produce o imagine digitală a unui document pe hârtie, dar acea imagine, stocată într-un folder sau trimisă pe email, nu are valoare juridică de arhivă electronică.
O arhivă electronică conformă cu legislația românească și cu eIDAS implică un sistem informatic certificat sau cel puțin configurat conform standardelor aplicabile, aplicarea semnăturilor electronice calificate sau a mărcilor temporale care atestă autenticitatea și momentul arhivării, indexarea documentelor astfel încât să fie regăsibile și consultabile, precum și managementul ciclului de viață al documentelor (inclusiv proceduri de distrugere la expirarea termenelor legale).
Cum arata un flux corect de arhivare electronică
Un flux corect de arhivare electronică în cadrul unei instituții publice parcurge mai mulți pași interconectați. Documentele intrate sau produse intern sunt înregistrate în sistemul informatic cu număr unic de înregistrare și metadate complete (tip document, dată, emitent, destinatar, termen de rezolvare). Documentele care necesită aprobare internă parcurg un flux de avizare electronică, cu semnătură electronică aplicată de fiecare responsabil. La finalul ciclului de viață operațional, documentele sunt arhivate electronic cu aplicarea mărcii temporale și transferate în arhiva de lungă durată.
Sistemul menține o pistă de audit completă — cine a accesat, modificat sau semnat fiecare document, la ce moment. Această trasabilitate este esențială atât pentru control intern cât și pentru a răspunde solicitărilor de informații publice.
Legea GDPR și arhivarea documentelor cu date personale
Instituțiile publice prelucrează volume mari de documente ce conțin date cu caracter personal: cereri ale cetățenilor, dosare de angajare, contracte, documente medicale în cazul unităților sanitare. Arhivarea electronică a acestor documente trebuie să respecte simultan cerințele Legii arhivelor și cerințele GDPR.
Aceasta înseamnă că sistemul de arhivare electronică trebuie să permită implementarea dreptului de acces, rectificare și ștergere a datelor personale (acolo unde nu există obligații legale de conservare), controlul strict al accesului la documentele cu date sensibile și jurnalizarea oricărui acces la aceste documente.
Doriți să verificați dacă sistemul dumneavoastră actual de arhivare respectă cerințele Legii 201/2024 și 214/2024? Contactați-ne pentru o evaluare sau aflați mai multe despre platforma de Arhivare Electronică de la Ultra Vision.